Het MT is weer compleet. De agenda staat vol. Iedereen komt terug met frisse energie. En ineens valt iets op.
Besluiten zijn half genomen. Onderwerpen keren terug. In de vergadering klinkt vaart, maar daarna verandert er weinig.
Na de zomer voelt dat vaak scherper dan ervoor. Niet omdat het probleem groter is geworden, maar omdat de onderbreking iets zichtbaar maakt wat eerder door de drukte heen liep.
Wat steeds terugkomt, is vaak niet blijven liggen door te weinig inzet, maar door te weinig helderheid.
Waarom je het juist na de zomer ineens ziet
Voor de zomer trek je veel nog even door. Je lost op, vult aan, neemt iets over, stelt iets uit tot na de vakantie. Dat houdt het werk gaande, maar het maskeert ook waar het eigenlijk vastzit.
Na de zomer werkt dat minder goed. De pauze heeft de routine onderbroken. Daardoor zie je sneller wat niet echt is afgerond.
Vaak gaat het dan niet om motivatie of kwaliteit. Het gaat om iets simpelers:
het is niet scherp wie waarover beslist;
een onderwerp ligt op de tafel van het MT terwijl het ergens anders hoort;
een besluit is wel genomen, maar niet vertaald naar wie wat doet;
iemand draagt iets dat eigenlijk niet van hem of haar is.
Juist daardoor blijven ze makkelijk liggen. Ze lijken losse incidenten, terwijl ze in werkelijkheid een terugkerend patroon vormen.
De vraag onder de vraag
Veel teams bespreken na de zomer opnieuw dezelfde inhoud. Maar onder die inhoud zit vaak een andere vraag: waarom blijft dit eigenlijk terugkomen?
Die vraag is meestal vruchtbaarder dan nog een keer het onderwerp zelf bespreken.
Want als een besluit drie keer terugkomt, is de kans klein dat je vooral een inhoudsprobleem hebt. Vaker is er onduidelijkheid over wie wat oppakt, waar een onderwerp thuishoort of wat er na een besluit moet gebeuren. Dan helpt harder praten zelden. Dan helpt preciezer kijken.
Waarom harder werken meestal niet helpt
Meer actie is zelden het begin. Eerst kijken we naar het patroon onder de actie.
Waar wordt iets gedragen dat elders hoort? Waar blijft een besluit in de lucht hangen? Waar lijkt overeenstemming te zijn, terwijl niemand het vervolg echt vastpakt?
Dat is ook de reden dat terugkerende onderwerpen zo vermoeiend zijn. Niet omdat ze veel tijd kosten, maar omdat ze onduidelijkheid laten rondzingen in het team. Iedereen voelt dat er iets niet klopt, maar het gesprek blijft aan de oppervlakte.
Soms zit de beweging dan in iets kleins: opnieuw benoemen van wie waarvoor verantwoordelijk is, scherper maken wat wel en niet bij het managementteam hoort, of een besluit pas afronden als ook het vervolg helder is.
Een korte praktijkcase
Een directieteam zag na de zomer dat een strategisch onderwerp alweer op de agenda stond. Niet omdat niemand eraan gewerkt had, maar omdat besluit en uitvoering steeds door elkaar liepen.
In één gesprek werd duidelijk wat van het managementteam was, wat bij het uitvoerende team hoorde en wanneer het onderwerp pas weer terug zou komen. De inhoud veranderde nauwelijks. De rust daarna wel.
Drie vragen voor je volgende MT
Gebruik deze drie vragen eens in je volgende MT-overleg. De antwoorden zeggen vaak meer dan de discussie zelf.
Welk onderwerp bespreken wij opnieuw terwijl het eigenlijk al besloten had moeten zijn?
Van welke besluiten weten we niet precies wie het vervolg pakt?
Wat ligt nu bij ons op tafel, terwijl het misschien ergens anders thuishoort?
Je hoeft daar niet meteen een groot traject van te maken. Soms is één goed gesprek al genoeg om met andere ogen naar hetzelfde probleem te kijken.
Samenvatting
Na de zomer blijkt vaak niet wat nieuw is, maar wat al langer bleef liggen. De pauze haalt de ruis weg. Daardoor zie je scherper welke onderwerpen terugkomen, waar besluiten niet landen en waar verantwoordelijkheden door elkaar lopen.
Niet harder werken dus. Eerst beter zien wat zich blijft herhalen, en waarom.
Dan blijkt dat niet het probleem veranderd hoeft te worden, maar de manier waarop je ernaar kijkt.
